毎日残業があり家に帰ると妻も子供も寝ちゃってる。
夕食を一緒に食べたいなぁ。
このような悩みを抱えている人は多いと思います。
30歳半ばになると、昇進して部下のマネジメントもしなければいけないし、人手不足で自分の仕事もたくさんある。
家で子育てしたいけど、大量の仕事から逃げることができません。
私もこのような状況でした。
そこで「集中力」や「仕事効率化」について勉強し実践したところ、家族と夕食をとったり、子供とゆっくり過ごす時間を確保することができました。
この記事を読むと、あなたも残業時間が減っていき、家族との時間を確保することができるようになれるので、ぜひ最後までご覧ください。
仕事を効率化する７つの方法
わたしが実践し効果のあった仕事効率化方法は次の７つです。
- 集中を要する仕事を朝にする
- 時間を１分でも短縮できないかを考える
- こまめに休憩をとる
- 粗い段階で提出する
- 締め切りをつくる
- 人に頼む
- 他人の時間も大切にする
それぞれ具体的に何をしたかお話しします。
短いので最後までお付き合いください。
集中を要する仕事を朝にする
youtubeでも活躍している精神科医の樺沢紫苑さんの本『神・時間術』に「朝の１時間は、夜の１時間の４倍の価値がある」と書いていたので、朝に集中する仕事をするようにしたところ、仕事の速さが変わりました。
たまったメールや書類をだらだら見ていくことなどの集中力のいらない仕事を朝から始めて、いざ重要な仕事にとりかかろうとすると、気分がのらず時間がかかるなんてことがあると思います。
例えば、朝は頭がすっきりしている状態なので、重要な仕事やクリエイティブな仕事をすると捗ります。
そして集中力のいらない仕事は、お茶を飲みながらでもできるので、集中が必要な仕事がひと段落してから取りかかります。
また、朝の時間を大切にするためには、職場に着いてから何をするか考えるのではなく、前の日に職場や家で「次の日に何から始めるか」を決めておくと、速攻で作業開始することができます！
時間を１分でも短縮できないかを考える
勝間和代さんの著書『勝間式超コントロール思考』では「毎日のルーティンは数秒でも短くする」とありました。つまり「何か短縮できることはないか」と常に意識するようにしようということです。
どんなささいなことでも「時間を大事にしよう」と意識すると、効率化できることが見えてきます。
例えば、わたしは時間を短縮するために、パソコンで入力するパスワードを片手で入力できるものに変えました。
わたしの職場ではセキュリティがしっかしりしているためパスワードの入力回数がとても多い状況です。しかも数字や英語や記号の組み合わさったもの。
そこで、毎回両手をパソコンの上にセットしてからパスワードを入力していると時間がかかるので、片手で素早く入力できるものにしてみると、かなりの時間短縮になりました。
これはパスワードなのでセキュリティ上よくないのかもしれませんが、少しでも時間を短縮するよう心がけることが大事です。
繰り返しになりますが、「時間を大事にする」という意識をもつと、効率化できることが見えてきますよ。
こまめに休憩をとる
集中力を保つためにも休憩は大事です。
「２５分仕事をして５分休憩をすることを繰り返す」というポモドーロテクニックと呼ばれる仕事術は有名なので聞いたことある方もいるのではないでしょうか。
なぜこまめに休憩をとる必要があるかというと、デスクワークが多いと意識をしないと休憩せず疲れてしまい作業効率が悪くなるからです。
例えば、わたしはトイレにいく時だけ席をたつのではなく、午前は１０時半、午後は１５時、疲れてくる前に意識して席をたち、休憩をとるようにしています。
疲れてきた時ではなく、疲れてくる前に休憩すると集中力が長続きするようになりました。
休憩の時は、目を少し長めにつぶったり、軽めのストレッチをしたり、ナッツやダークチョコを食べます。
これらはじぶんの席だと人の目が気になるので、別の部屋にあるロッカーや人があまり歩かない階段などでしています。
デスクワークが多い人は、このように休憩することを意識しましょう。
また、中野信子さんの『自己肯定感が高まる脳の使い方』という本には休憩する時には、キリのいいところで仕事を中断するのではなく、キリの悪いところで中断するのがいいと書いてありました。
なぜなら、休憩後に新しい仕事に取り掛かると時間がかかりスムーズに仕事に入っていけず余計な時間がかかるからです。
このやり方を取り入れることで確かに休憩後にすぐ仕事に取り掛かることができたり、新しいアイデアが思いつくことも増えました♪
粗い段階で提出する
今まで読んできた仕事効率化の本のうち何冊かに次のことが書いてありました。
１つのことを完成させるのに『０から９０％にする時間』と『９０％から９９％にする時間』と『９９％から１００％にする時間』は同じ。
つまり、最初は９０％ではなく５０～６０％くらいで、上司や顧客へ提出してみて、修正が必要か方向性は合っているかを確認すると、早く１００％に近づけることができます。
自分が「９０～１００％できた。これで完璧！」と思って提出してみて、「お前全然分かってない」「こんなのが必要だったんじゃない」などと言われると、焦るし嫌な気持ちになりますよね💦
実際に、わたしも全体的にあらかた完成したら上司へ提出するようにしています。すると早めに修正ができ、締め切りより早く仕事を終わらせることができます。
粗い状態のまま上司の審査がとおってしまい、数字や文言のミスがあとで見つかるなんてこともあるので、初歩的なミスには注意しましょう！
自分で締め切りをつくる
石川和男さんの著書『仕事が速い人は「これ」しかやらない』にはアイスピック仕事術が紹介されています。これは大きい仕事を細かくするということです。
例えば１つの仕事を、次のように細かく分けます。
- 全体像をイメージする。
- 過去の資料をみる。
- 今回の資料を作るために必要な参考資料を用意する。
- 資料を作る。
- 数字や文言のチェックをする。
これら１つ１つを「○分で終わらせる」「○日までに終わらせる」と自分で締め切りを設けます。
すると難易度の高い仕事も早く終えることができます。
なぜなら人間は締め切りを設けることで、そこまでに終わらせようと仕事を進めようとするからです。わたしはこれで時間を大事にする意識がすごく強くなりました。
ここで重要なことが１つ。
それは人に作られた締め切りではなく、自分で締め切りを設けることです！
なぜなら人が設けた締め切りには『やらされ感』があるけど、自分で設けた締め切りにはポジティブな気持ちで取り組むことができるからです。
私は、人に急な締め切りを言われると、イヤな気持ちになるので、今月しないといけないことをどんどん先にするようにしています。
もし人に締め切りを言われても、それより早い『自分の締め切り』を設けましょう。
仕事に追われるのではなく、仕事を追い抜きどんどん先へいきましょう。
人に頼む
島原隆志さんの本『残業ゼロの仕事のルール』では「自分だけが頑張るのではなく、周りの力を借りてより大きな成果がだせるよう、人に頼む」と書いてあります。
人に頼む仕事は、自分が不得意でほかの人がやったほうが早いことや、部下や年下の同僚などその人が今後の成長につながることなどです。
自分が定時に退社するようになると、いつも残業をしている人に仕事を頼むことが気まずくなってきます。ですが、頼んでみたら意外とすんなり引き受けてくれるものです。
注意しないといけないのは、自分の役職を利用して、自分の仕事も人に振りまくるということではないということ。（実際に私のまわりにそういう人がいて、定時退社はできていますが、当然評判はよくありません）
「自分がやったほうが早いし、相手に迷惑はかからない。自分がやるよりは相手にとってもいいかもしれない」と思うときは、人にふってみることも選択肢にいれるべきだと思います。
島原隆志さんの本『残業ゼロの仕事のルール』から実践できる仕事効率化方法については別の記事でもまとめましたので、ぜひご覧になってください。
他人の時間も大切にする
先ほどもでてきた樺沢紫苑さんの本『神・時間術』では、「他人の時間も大切にすることで、結果として相手もあなたの時間を大切にしてくれ、仕事がスピードアップする」と書いてあります。
なぜなら「締め切りを守る人」という印象をもってもらえると、相手もギリギリで仕事を渡してくることを申し訳なく思うので、余裕をもって仕事をすることにつながりますし、打合せ時間などに遅刻せずに早く到着することで、相手も次からは早く到着してくれるようになるからです。
わたしが、他人の時間を大切にするために意識していることは次の３つです。
- 言われた締め切りを守る
- 人を待たせる仕事は最優先
- １０分前行動
自分の時間を大切にするからこそ、相手の時間も大切にする。
すると相手も自分の時間を大切にしてくれるようになります。
まとめ
さまざまな仕事効率化の本から、私が実践している仕事効率化方法７つを紹介しました。
どれも面白く実践しやすい本ですのでどれか１つ手に取ってみてください！
ここで、過去のじぶんにもっと早く気づいてほしかったことを書いておわりにします。
仕事では自分の代わりはいくらでもいるが、家庭では自分の代わりはいません。
『家族との時間』は今しかないもので、今の年齢のこの瞬間の子供には、今しか会えないんです。
定時が２２時になっていませんか？
だから自然と２２時に帰るスケジュールになっているんです。
自分の中の定時を１時間ずつ早く設けてみるだけで、業務量は前と変わらないのに、帰れる時間が早くなっていくんです。
早く帰って、自分の時間を取り戻しましょう
この記事があなたのお役に立てると幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。