早く帰ってご飯の支度や子育てしないといけない。
子供が産まれるころには、職場でも役職がつき仕事量が増えるという人が多いと思います。
今では共働きが当たり前で、男性が食事の準備や保育園のお迎えなど家庭でもやらなければいけない事がたくさんあります。
この記事では、島原隆志さんの著書『残業ゼロの仕事のルール』 から、わたしが実践し効果のあった残業をしたくない人にお薦めする８つの方法をお伝えしていきます。
仕事量が多いけど、絶対に早く帰らないといけない方のお手伝いができると思うので、ぜひ最後までご覧ください。
やることリストを作成する
「やることリストなんて会社に入ったばかりの新人が作るものだろ」と思うかもしれませんね。
リストを作成することで、なぜ仕事が早くなるかというと、やらないといけないことを頭の中だけで考えると、仕事が増殖されてしまうからです。
本書では「やらないといけないことを書き出すだけで頭の中で考えていた仕事の３割が減る」と書かれています。
実際にやってみると効果があることを実感できました。
ですので、「今、何の仕事をするのか」をとにかく書き出してみてください。
頭の中がすっきりして不安もなくなりますよ。
とことん整理整頓
必要な資料やデータを探すのにどれくらいの時間をかけていますか？
私はこれにかなり時間を要していました。
そこで、わたしは整理整頓をするようにして本書に書いてあるとおり「机の上を今する仕事だけにする」ようにしました。
すると今することが決まっているため、仕事は捗りますし「あれもしないと、これもしないと」という不安がなくなりました。
捨てていいものかが分からないから、物が多くなって片付けられない
そんな方には「とりあえずBOX」を設けることをおススメします。
BOXとは、実際の箱でもいいですし、空いている引き出しでもいいです。
その中に日付や内容を記した付箋を貼ってしまっておきます。
そして、長い期間そのBOXから使わなかったものは捨ててしまいましょう。
書類が多くなると、探す時間も自然と多くなります。
必要なもの２割、不要なもの８割くらいの考えで、書類を捨てると片付きます。
常に『不要なものはないか』と考えましょう。
パソコンのデスクトップが整理できない人は「とりあえずフォルダ」を作成すると効果がありますよ。
スケジュールに架空の会議をいれる
１日１～２時間、スケジュールの中に「架空の会議」をいれてみましょう。
なぜかというと、スケジュールは「あれもしたい、これもしたい」と詰め込みすぎてしまうからです。そんな時に「架空の会議」を午後に設けておくと、午前中の詰め込んでしまったスケジュールの調整になりますし、心の余裕が生まれます。
架空の会議をいれておくことで不測の事態に備えることができるのです。
余裕のある１日になるとすごく気分がいいもので、職場のコミュニケーションも良好になります。
また、計画の立て方は「積み上げ型」ではなく「逆算型」でたてることが大事です。
例えば、14時に予定があれば「積み上げ型」の場合「まだたっぷり時間があるから目の前のことを片付けていこう」と考えます。
しかし「逆算型」の場合は次のようになります。
14時に予定がある
↓
13時には職場を出発する
↓
12時には昼食をとる
↓
11時には資料を印刷しておく
このように逆算すると、時間に余裕をもって考えることができます。
逆算型は大事なことから逆算して、することやできることを決めるため、実際の時間の尺度を現実的にみることができるようになります。
スケジュールをたてることが苦手な方は結構多いと思いますので、練習がてら休日のスケジュールを”逆算型”で組んでみましょう。すると、とても充実した休日を過ごすことができますよ☆
大きな仕事は細分化して毎日する
大きな仕事は、まとまった時間があるときに集中してやろうと思っていませんか？
大きな仕事は細かくして、毎日継続するべきなのです。
なぜかというと、大きな仕事を細かくすれば、日々のスケジュールに入れやすくなりますし、作業が細分化されて工程が見え、終わりまでが分かりやすくなります。
すると、大きな仕事に対してスケジュール管理できますし、終わりが見えることでモチベーションがアップします。
ですので、大きな仕事はできるだけ細かく分けてみましょう！
一から作らずベースになるものを探す
よく作成する報告書や会議録は同僚や前任者から様式をもらって作成していると思います。
企画案や新しく作成する資料も、過去のデータやネットなどからフォーマットを探し、それを加工すると手間が省けます。
ネットには様々な資料の様式があるものです。
その中から使えそうだなと思うものをアレンジすれば早く仕事を終えることができますし、新しい発想が浮かぶこともありますよ。
どうすれば頑張らなくて済むかを考える
目の前の仕事からとりあえず頑張ってとりかかるのではなく、どうすれば頑張らなくてよくなるのかを考えましょう。
例えばパソコン入力をただ頑張るというときは、ショートカットを覚えたり、マクロを覚えたり、ときには人に任せてみたり。
また、長期的にみると仕組みを変えたり、人を教育したりすることで頑張ることが減っていきます。
「自分は頑張っているな」と思ったときは「どうすればこの頑張りをなくせたのか」と客観的に考えてみる。
頑張りどころは「どうすれば頑張らなくて済むか」を考えること”です。
長期的な計画に力をいれる
「重要度と緊急度の高い仕事」に追われて、そればかり手をつけていませんか？
「重要度と緊急度の高い仕事」とはトラブル対応などです。
ですが、本当に大事なのは「緊急度は低いが重要度の高い仕事」です。
これを毎日少しでも手をつけましょう。
なぜなら生産性の高い人とは、トラブルを多く解決する人ではなく、そもそもトラブル等で振り回されないように、トラブルを発生させない人です。
トラブル対応などの「重要度も緊急度も高い仕事」をすることは、上司への報告・レポート作成・対策会議といった「緊急度が高く重要度の低い仕事」も生み出すということです。
すると残業時間が増えてしまいます。
仕事の質を上げ、自分の時間を確保するのは「緊急度は低いが重要度の高い仕事」に力をいれることです。
生産性のない仕事が減ると、軽やかに仕事をしている人に見えて、他人からの評価も上がりそうですね。
仕事を先回りする
仕事に追われた状態でいると、不機嫌になりませんか？
周りから声をかけられてもいやな態度をとってしまい、そんな態度をとってしまった自分に嫌悪感をいだく無駄な時間が必要になる…。
仕事を先回りすると心に余裕が生まれます。
すると、いいアイデアが生まれやすくなり、より良いものが作れるようになります。
そうなると、やりたいことが実現できるし周りの評判も良くなります☆
仕事はどんどん追い越して先に行きましょう！
まとめ
大切なのは残業をすること自体が悪いということではなく、時間を意識しない働き方が悪いということです。
ただし、時間を優先しすぎて、時間に頭を支配されると、部下の教育や社内のコミュニケーションが削られるかもしれません。
こういった本当に大事なものには時間をかけたいものです。
繰り返しになりますが、これらの方法は、島原隆志さんの著書『残業ゼロの仕事のルール』を基にわたしが実践し効果があったものです。
他にも仕事の考え方や時間の使い方について書かれていますので、興味がある方はぜひ手に取ってみてください。
この記事があなたのお役にたてると幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
