仕事

職場での会話や報・連・相が嫌じゃなくなる3つの習慣

職場で上司や同僚と話しをしたあとに「今のは余計な一言だったな」「違う言いかたのほうがよかったかな」と反省することありませんか?

上司への報・連・相の時でも、自分自身で何を言っているのか分からなくなることってありますよね。

この記事を読むと、「言葉が伝わらない・何を言っているのかわからないが無くなります。

ひきたよしあきさんの著書『5日間で言葉が「思いつかない」「まとまらない」「伝わらない」がなくなる本』から、実践しやすく、ためになる方法をまとめましたので、ぜひ最後までご覧ください。

方法はつぎの3点です。

  1. 頭にあるものを知る
  2. 考える習慣をつける
  3. 論理的に発想する力を身につける

1つずつ例を入れて、より実践しやすいように解説していきます。

頭にあるものを知る

まずは、すぐに怠け者になってしまう脳を活性化させましょう。

①形容詞に頼らない(五感や思い出からの言葉を使う)

例えば、みかんを食べた感想のいい例と悪い例が次のとおりです。

✕:このみかんうまいですね。
〇:ビタミンCが豊富で風を引かない気がしました。
〇:指が黄色くなって、みかんをたくさん食べていた子供の頃を思い出しました。

現代は「やばい」だけで、いい事も悪い事も表現できるため、言葉の数が減ってきています。

ですので形容詞に頼らずに話しをすることを意識しましょう。

また、なぜ五感や思い出の言葉を使うのかというと、形容詞以外の表現がしやすいからです。
上記の例でも、指や思い出などの表現が使われていて、語彙力を鍛える効果があることがわかると思います。

このように普段よく使う形容詞を断つと語彙力や想像力が鍛えられ、普段から言葉が出やすくなりますので、ぜひ実践してみてください!

②実況中継する

例えば、電車に乗った際に「夕日が見えます。屋根がたくさんあり、色は茶色が多いです。」というように、目の前に見えているものを文章化する練習をしていると、普段から言葉がでやすくなります。

普段からこういう言葉を発する練習をすることで、発想力や瞬発力を磨くことができます。

私も実況中継をしていると、言葉を出そうとする練習になり、以前より語彙力が増えました。

実際に言葉にしなくてもいいので、頭の中で実践してみてください!

③会議や会話で3つの大事な単語を覚え、それを文章にする

これは必要なことを効率よく覚えるための、実践的な方法です。

長々とした会議でも決まったことを3つにまとめると『何が話されたんだっけ』がなくなります。

例えば、倉庫の移転先を決める会議では

意見1:「騒音や作業性を考えると海に近いほうがいい」
意見2:「従業員にとって通いやすいほうがいい」

※ここで議論の中心になった「移転先」「海」「通勤経路」といった3つの単語をメモします。

「前回は倉庫の移転先が議論されました。海路を活用できる優位性の意見1と、社員の通勤のしやすさのある意見2がでました」とまとめることができます。

例では短くまとめやすいですが、実際の議論でも重要点を3つピックアップしメモします。

単語だけでは、頭の中で分かりづらくなるため、会議のあとすぐに文章化することがコツです

考える習慣をつける

ビジネスマンのアイデア

脳を活性化させたあとは、散らかりやすい頭の中を整理しましょう。

①人の頭で考えるクセをつける

例えば、忘年会での催し物を考えるとします。

自分の意見:忘年会はボーリングがいい
部長の頭:ボーリングは全員が揃わないとゲームが始まらないため、業務上難しい。
同僚Aの頭:点数をつける競技は、不得意な人がいると楽しめない

こうやって、他の人の頭で考えることで全員が楽しめる忘年会になっていきます。

また、優れた営業マンは相手の先の先をみると言われているとのことです。
これは目の前の得意先を説得するのではなく、得意先が上司に説明しやすいように話せということです。

難しいように思いますが、自分以外の視点をもつと、ものを多角的にみることができ、相手が納得する意見をだすことができるようになります。

②日頃の何気ない行動にも理由をつける

この目的は、「なぜそうしたのか」としつこく迫ってくる上司ってたまにいますよね💦

そんな時に「なぜと言われても…」となることなく、きちんと答えれるようになれます。

例えば、ラーメンを食べたときに

「なぜ、今日の昼はラーメンを食べたのか。」
「それは、先日受けた人間ドックの結果が良かったから、我慢していたラーメンが食べたくなったから。」

と頭の中でも声に出してでもいいので考えてみます。

また本書では応用編として、主語を三人称にすることで、客観性が増してさらに自分の頭のなかに残りやすくなるとのことです。

例えば自分がしたことでも「彼」とするのです。

「彼はなぜこの予算を計上したのか。」
「この予算は、来年度に着手しないと、長期的にみて、被害が及びより大きな損害を招くから計上したんだ。」

「なんでこんなことしたの?」という上司からの質問に対して、私はよく「なんでだったかな」と黙り込んでしまっていましたが、このクセをつけることで自分の意見を言うことができるようになりました。

もち蔵
もち蔵

おススメできる方法ですのでぜひ取り入れてみてください☆

論理的に発想する力を身につける

「考える型」を持っておくと、自由自在に物事を考え、新しい切り口で発想することができるようになります。

そうすると、職場の上司や同僚などと仕事の話をするときに「ついていけない」ということがなくなり、自分の意見をしっかり言うことができるようになります。

ここで3つの考える型をご紹介します。

①5つのWHY

物事の真意を知るために、5回「なぜ」を自分にぶつけます。

例えば「今の部署が自分に合わない」と何となく思っているとします。

WHY1:なぜ合わないのか

ANS1:若者が1人しかいないから

WHY2:なぜ若者が1人しかいないと合わないのか

ANS2:周りの意見が古くさいから

WHY3:なぜ考えが古いと合わないのか

ANS3:ネットに対する意見と違うから

WHY4:なぜネットに対する意見と違うと合わないのか

ANS4:企画が通らないから

WHY5:なぜ企画が通らないといけないのか

ANS5:仕事が早く片付かず残業が増えてるから

これで「部署が合わない理由は、企画が通らず残業が多い」ということが分かります。

この方法は、自分の心の奥底の意見を知ることができます。

なぜ自分はこう思うのかを突き詰めると「転職がしたいのか」「これが嫌だから相手に伝えよう」など新たな意見が自分の中から出てきます。

もち蔵
もち蔵

これもめちゃくちゃおススメです!悩みもなくなりメンタルが安定しますよ☆

②ヘーゲルの弁証法

三角形を頭のなかで浮かべ、底辺の左右に「意見」と「反対意見」を置きます。
そして、それらを調整した高い次元の意見を頂点に作るという考え方です。

例えば、意見として「遠足のおやつはチョコがいい」反対意見としては「チョコはこんな暑い日には溶けてしまうからだめ」とおくとします。

「チューブ入りのチョコだと暑くても溶けにく!」という高い次元の意見を考えることができます。

この目的は、ネガティブな面をみて短所を長所に変換することで、反対意見に対する意見を持つことができますし、さらに人とは違った意見を生み出すことも可能になります。

③バックキャスト

これは「ゴールから考えて、見えていないところを明らかにする」という考え方です。

例えば、ゴールとして「新しいアイデアを1か月後の会議で発表する」としましょう。

すると「強調したい内容である2つはパワーポイントを作ると分かりやすくなるな。まずアイデアの根拠を持つため信憑性のあるデータを揃えよう。」と見えてくるものがでてきます。

発表原稿でも最後の結末を先に考えると、何が抜けているのか、何が足りていないのかが見えてくるとのことです。

なんでもゴールを先に見ることで、道を見失わないので寄り道せずに時間短縮にもなりそうですね☆

まとめ

この 『5日間で言葉が「思いつかない」「まとまらない」「伝わらない」がなくなる本』 では、今回紹介した方法を含め25個の方法があります。
今回はその中でも、実践しやすいものを紹介しました。

この本を読めば5日間で思いを言葉にする力が確実に身に付き、上司への報・連・相が変わっていきますよ☆

ぜひ手にとって、試してみてください。

5日間で言葉が「思いつかない」「まとまらない」「伝わらない」がなくなる本
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この記事があなたのお役にたてると幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。

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