係長になって、議会答弁の作成を任せられるようになる人もいると思います。
議会答弁書って何から書けばいいのかいまいち分からない。
このようにお悩みの方へこの記事では、議会答弁書を作成するときに、まず何から手をつけるべきか、どう書けばよいのかをご説明します。
この記事を読むと議会対応にたいする不安がなくなるはずですので、ぜひ最後までご覧ください。
答弁書が難しく感じる理由
どう考えているのか「考え」を聞きたいといった内容の場合、「なにから書いたらいいのかなぁ」と悩むことありますよね。
例えば「いま進捗がどのようになっているのかお聞かせください」では、数字で「進捗率は70％」と答えることができるので、悩むことは少ないはず。
しかし「市長のお考えをお聞かせください」といった質問の場合「市長の考え？そんなの聞かないと分からない」と思うため、答弁書を書くのが難しく感じるのです。
しかし市長などの首長に聞けるのは、最終段階の一歩手前。
議会答弁の作成には時間がなく、あなたが素案を作らないと何も始まりません。
その素案の段階で、議員さんが質問した意図や背景、市長の考えまでをくみ取る必要があるのです。
じゃぁ、テキトーに作るしかないね
そうなんです。
繰り返しになりますが、まずあなたがテキトーでもいいので素案を作成しないと始まらない。
そこで次のことを意識すると素案としては合格点がもらえるような答弁書が書けるようになります。
答弁書を簡単に仕上げるために意識すること２つ
それでは初心者であるあなたが何を意識すればいいのか、それは次の２つだけです。
- どれが質問で誰が答えるのか
- 文章の読みやすさ
どれが質問で誰が答えるのか
まずは質問が何なのかを意識してみてください。
それは質問を読めば分かるでしょ
そう思う人もいると思いますが、質問の冒頭文や背景を意識しすぎて、答えるべき質問に対して的外れになっているなんてことはないでしょうか。
「〇〇についてのお考えをお聞かせください」という質問であれば、〇〇について答えればいいのです。
聞きたいことを端的に答えることを意識してみましょう。
また、答える人が誰なのかは意識しておきましょう。
なぜかというと、市長と市の職員である局長や部長とでは立場が全然違うからです。
市長は「市民に選ばれ、市政を任された人」。
市の職員である局長・部長は「市民に雇用され市長をお支えする人」。
市長の立場で書くためには、日ごろから市政運営など市長の発言を聞いておく必要があります。
「予算を抑えるが、抑えすぎても市政を発展させられない」というのが、どの首長も抱える問題だと思います。
首長の意見を書くときは、「どんどん政策を進めていきたい」ということを書かずに「限られた予算のなかで努めてまいりたい」といった姿勢で書くといいでしょう。
局長や部長が答弁するときの原稿もこの姿勢は同じですが、この場合意識することは、事実を明確に書くことです。
意見ではなく「今がどうなっているのか」「今後どうするつもりなのか」を根拠資料を基に書いて、上司には根拠資料と一緒に提出しましょう。
また現段階では、誰が答えるか分からないものもあります。
「市長の考えをお聞かせください」と書かれてあれば、市長が答えることが分かりますが、そうでなければ、局長や部長が答えると思って書けばいいでしょう。
文章の読みやすさ
答弁書を書き終えたら、１回全体を俯瞰してみてみましょう。
答弁書が難しく感じることの１つは、答弁書の書きかたに決まりごとがあるからです。
それを解決するために、過去の答弁書は必ずチェックしましょう。
「書きかたの決まりごとがないか」そして「過去に同じような質問がないか」を探すためにも過去の議事は必ず見るようにします。
過去の答弁書は、必ず保管してあります。
庁内の共有フォルダなどで、誰でも見られるようにしている自治体もあることでしょう。
そこから質問の内容に一致する単語で検索をしてみると、過去にも似たような質問をしているものが見つかるかもしれません。
文末と接続詞をチェックする
見落としがちなのが、文末が「です」「ます」のどちらかが連続していないか。
「～です。～です。また、～です。」と連続してしまうと幼稚な印象が出てしまいます。
また、省ける接続詞はないかをチェックします。
「しかし、～」「また、～」が続くと文章がダラダラ長くなっている可能性もあります。
そのような場合は、接続詞を省いたりその文章自体を省いてもいいかもしれません。
最後に、読み手が読みやすいような改行の使い方を心がけます。
例えば
「コミュニケー
ション」
などと単語の途中で改行されていると、読む人が非常に読みにくくなってしまいます。
せっかく質問者の意図もくみとり、根拠資料もバッチリ用意して答弁書を作成したのに、文章が幼稚だったり読みにくいと感じられてしまうと、内容まで疑われてしまいかねません。
そのためにも何度か声にだして読んでみることをおススメします。
公務員のためのおすすめの本
書店や紙の本でも公務員の本はたくさんあります。
さらにkindle本では、紙で出版されていない本が安く売られています。
今回の記事では、kindle本の「公務員 仕事の虎の巻（第4版）」を参考にさせていただきました。
著者は仙台市役所で３７年務めた小林仁さんが後輩に残したい公務員の仕事のしかたが盛りだくさんに書かれています。
おなじ自治体で働く先輩方の経験を聞くことでさえ、面と向かってはかなり難しいものですが、このように本にしていただけると、非常に分かりやすく何度も読めるため有難いもの。
kindle un limitedに登録すると無料で読めるので一度読んでみてくださいね♪
まとめ：初心者が議会答弁書を作成するときに意識すること
今回は、係長になったばかりの初心者向けに議会答弁書の書き方のコツを解説しました。
あなたが書いた素案から局長・部長、首長が見ていくなかで、どんどん添削が入っていきます。
そして、最初にあなたが書いた文章が跡形もなくなっていることもあるでしょう。
わたしは何度もあります…
過去の議事を見て、根拠資料を作りながら、短時間で仕上げないといけないので、文章が長くなったり、重複があったりしてしまうものです。
繰り返しになりますが、議会答弁書の型と過去の答弁内容を知っておき、根拠のある答弁、さらに幼稚な文章を書かないことを意識すれば、素案としては合格点がもらえるものができることでしょう。
議会答弁は時間との勝負でもあるので、抑えるべきポイントをおさえて、早めに上司へ提出しましょう！
この記事があなたのお役にたてると幸いです。
最後までご覧いただきありがとうございました。